提到档案，便不得不提“兰台”一词。在两汉时期，兰台是宫中档案、典籍收藏的场所，后来一度成为御史台、史官和秘书省的代称。“兰台远望空蒙蒙，青云直上几千重”，“兰台公子王孙游，差池不与群鸥俦”……在文人笔下，兰台寄托了他们拜相封侯、建功立业的雄心壮志，成为意象丰富的典故。总的来说，“兰台”二字始终与文书、典籍、档案有关，如今已成为泛指档案保管机构和档案工作的代名词，而档案工作者也往往自称“兰台人”。

　　“以文书御天下”

　　贞元十八年（802年），白居易入长安，参加吏部举行的书判拔萃科，并顺利登第，授秘书省校书郎、集贤校理，参与整理国家藏书。在秘书省工作期间，他留下一句诗句，“犹喜兰台非傲吏，归时应免动移文”，既是对“兰台人”的赞美，也指出了档案管理中重要的归档工作。

　　目前，我国现存最早的历史档案就是甲骨档案。甲骨档案是商朝统治者在政务活动中，刻写在龟甲、兽骨上的文字记录，涉及重要的国家事务，因此，相关的管理工作也颇受重视，档案管理在此时便初具雏形。

　　两汉时期是古代中国档案管理工作发展的一个高峰。《汉书》记载，刘邦首先入关，拿下咸阳。正是因为在诸将兴奋地瓜分金银财宝时，萧何首先想到的是将秦朝留下的档案文件收藏起来，刘邦才得以知晓“天下厄塞、户口多少、强弱之处、民所疾苦者”，为取得最终胜利起到了至关重要的作用。

　　但这一时期，档案与文书、图书等文献并没有严格区分，相关工作也只是国家行政事务中的辅助。这在官员设置上也有所体现，如汉代的御史中丞及侍御史就是既处理直达皇帝的奏章，拥有考课、监察、弹劾百官之权，也负责主管兰台的秘书、档案及四方文书等。

　　到了唐代，出现了中国档案史上第一个专业档案馆甲库。甲库存放的档案是甲历，这是在官员铨选、任用过程中形成的人事档案。

　　随着档案类型的不断丰富，许多古代官员也越加重视档案管理，北宋名相韩琦的档案管理思想就是突出一例，这与他的为官经历分不开。

　　北宋皇祐五年（1053年），韩琦任武康军节度使。这一年，契丹宣称天池庙是辽国的土地，当地酋豪也站队契丹。韩琦拿出以往酋豪向宋廷请求修天池庙的檄书档案作为凭证，面对如山铁证，酋豪只好“归我斥地”。但事情还未结束，之后几年间，宋辽双方经过多次争夺与交涉，确定“以黄嵬山麓为界”。此后，辽国送来正式牒文。

　　然而，这样一份重要的文书档案却因枢密院保管不善，“累月检之不获”。至和三年（1056年），此时已是枢密院枢密使的韩琦，想起之前在武康军的经历，深感忧虑，上疏宋仁宗，表示宋朝机密图书都在枢密院，但“散逸蠹朽，多所不全。至于近岁，文书欲求证用，已不可得”。随后，韩琦提出相关官员要系统地对档案进行一次整理和编录，以便在需要的时候拿得出证据。次年，宋仁宗便下诏编集枢密院机要文字，由枢密副使程戡提举，整理范围包括大宋立国以来积存的全部档案，按时间先后排列，并以事由分类编纂。

　　“于公事有益”的副本

　　汉初，外戚窦婴把持朝政，权势熏天，与同是外戚的田蚡势同水火。汉武帝建元六年（公元前135年），窦太后去世，窦婴失去靠山。田蚡则扶摇直上，得封武安侯，被任命为丞相。田蚡时常打压窦婴，窦婴便宣称自己在汉景帝时“受遗诏，曰‘事有不便，以便宜论上’”，还拿出了所谓遗诏的正本，试图借先帝余威挽回劣势。

　　为了鉴别窦婴所言真伪，朝廷“案尚书”，检查了所有的档案，发现“尚书之中无此大行遗诏”的副本，而窦婴所藏遗诏正本也无皇帝表识，由此判定窦婴所言不实。

　　原来，汉代有规定，皇帝临崩，遗诏重臣时，往往在将正本发出的同时，还有副本档案留在尚书处，以备查验。窦婴一心政争，却忽略了重要的副本制度，最后因“矫先帝诏之罪而弃市渭城”。

　　实际上，副本制度早已有之。《周礼》记载：“凡邦之大盟约……大史、内史、司会及六官皆受其贰而藏之。”所谓“贰”，指的就是副本。

　　副本一般是在文件的运转处理过程中，由相关部门出于留存、发抄、汇抄等需要而抄写。

　　在古代，档案保护水平低下，战乱、火灾、水灾等都有可能对档案文书造成灭顶之灾。历代统治者都会要求对档案进行定期或不定期的抄录，并不断完善副本制度。

　　唐高宗永徽五年（654年）冬天的一个夜晚，“司勋大火，甲历并烬矣”，造成严重的损失。后来的唐德宗汲取教训，在原来甲历分三库收藏的基础上，还“更写一本”，送交内库收贮。

　　宋室南渡后，朝廷很多重要档案都损毁无存，各衙门常常相互“差人前去计会抄录”。明代中期，地方衙门所藏的一些年代久远的户籍赋役文件残缺不全，也曾有地方知府请求准许各地官府到后湖黄册库抄录册籍。

　　重视副本，不仅在于副本可以补缺备失，还能防止舞弊，防止诸如窦婴“矫诏”的情形发生。清雍正皇帝在颁布副本法令时便说，建立副本“不但于公事有益，且可杜奸胥猾吏隐藏改换之弊”。像唐代甲历这样重要的人事文件，采用了一式三份的形式，就是要求吏部在授官时，要仔细检查三份档案是否完全相符，很大程度上避免了通过涂改、伪造而冒名顶替的情况。

　　严格的保密制度

　　元末明初时，明太祖朱元璋多次下令要求部下收集敌方的各种档案，并鼓励敌将携带档案投诚。1367年，元杭州守将谢五就携带大批土地、人口、兵马、钱粮的档案投降明军，而辽东守将刘益也是在献出所辖府州县档案后，得以继续担任官职。同样的，也正因档案的重要性，统治者也十分重视档案的保密工作。

　　为防止有人私拆误拆官方文书档案，唐律规定，“诸私发官文书印封视书者，杖六十；制书，杖八十；若密事，各依漏泄坐减二等。即误发，视者各减二等；不视者不坐”，根据情节严重程度对私自拆看档案的人进行处罚。

　　明清制定了更为严格的档案保密制度，像明代存放黄册的后湖黄册库就有着严密的守卫。黄册库位于南京后湖（今玄武湖）中的群岛上，过湖船只和库房钥匙都由南京大内太监掌握，开船和开库都是定期的，有偷册者无论是首犯还是从犯，都将被判斩刑。

　　雍正皇帝对档案的重视较为突出，曾多次对档案工作提出要求，在保密制度上亦是如此。《清律例汇纂大成》有记载称：“文稿案册……严密收贮，随时抽查。夜间，责成当月司员，严查值宿书吏，小心看守，如有遗失，将该官议处……”

　　档案是历史的真实记录，正如开国元勋董必武赞颂的，“典谟训诰，宝之无佚；只字片言，亦所珍惜”。从甲骨金石到纸墨文书，档案管理工作经历了不断丰富、完善的过程，管理思想亦凝结着前人的智慧，至今仍有值得当下参考的价值。

　　

　　

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